Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или прогнозировать и все жен не следует пускать его на самотек. Практика показывает, что рабочий день, построенный по принципу «сначала спячка, затем раскачка, а потом горячка», не дает желаемых результатов. Главными условиями успешной деятельности секретаря-референта остаются:

- планирование предстоящих дел;- установление оптимального ритма труда;
- постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Планирование может быть на день или неделю, месячное или квартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела.

Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее: за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя. Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

Оптимальный ритм работы

При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документа после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм, вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.

В идеале секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работы. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.

Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно - заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть.

Примерная схема рабочего дня секретаря

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю все корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «14:20 - напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30».
10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).
12. Подшивка исполненных документов в дела.
13. Выполнение работ на компьютере.
14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина рабочего дня

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.
18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.
19. Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня

20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.
7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОМПЬЮТЕРА ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ

Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может служить ПК. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook.

Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя:

Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач.

Из статьи вы узнаете:

Грамотное и эффективное руководство - это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации.

Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное - для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.

Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач - проблема с которой сталкиваются многие руководители. Детально проанализировать причины возникновения такой ситуации поможет приведенная ниже таблица:

Причина дефицита	Описание проблемы
Неоправданная спешка	Руководитель постоянно торопится сам и поторапливает подчиненных. В результате важные задачи выполняются поверхностно, "для виду"
Усталость	Постоянная работа в режиме аврала приводит к быстрому переутомлению
Большое скопление неоконченных дел	Отсутствие четкого плана и привычка браться за несколько дел сразу, приводит к нагромождению работы
	Эта черта свойственна излишне эмоциональным и импульсивным руководителям , не склонным к рациональному планированию
Демотивация	Черта, свойственная назначенным директорам с низкой оплатой труда
Отсутствие плана	Неорганизованный и недисциплинированный человек становится руководителем, не представляющим перспектив развития компании
Завершение работы дома	Это симптом серьезной проблемы. Если руководитель берет работу на дом, значит назрела насущная потребность в оптимизации рабочего графика

Организация рабочего дня руководителя

Планирование и организация рабочего времени руководителя - процесс сложный, учитывающий сразу много параметров и факторов. Результатом правильно завершенного процесса станет не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании - пустых клеток, т.е., периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно - обдумыванию предстоящих дел и планированию.

Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей - определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным.

В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом:

В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания. Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв - пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.

Читайте также:

Диверсификация целей

Создание сбалансированной и гармоничной системы управления временем потребует от руководителя умения «отделять зерна от плевел», т.е. выделять приоритетные цели и отсекать второстепенные. Такое разделение целей поможет не только грамотно спланировать последовательность действий, но и послужит дополнительным мотивирующим фактором: все усилия будут посвящены действительно важным задачам.

Провесит диверсификацию целей поможет метод S.M.A.R.T. Согласно данной методике, любая цель должна быть:

Конкретной;
Измеримой;
Достижимой;
Реалистичной и
Ограниченной во времени

Конечно, определение целей и расстановка их по приоритету - это только первый шаг в начале долгого пути. Вторым шагом станет трансформация списка целей в план действий.

Технология разработки плана работы

Основное правило разработки планов на день, неделю и месяц является четкое соблюдений единых принципов их составления.

Руководителю стоит обратить внимание на следующие моменты:

Каждый рабочий день и каждую рабочую неделю нужно завершать составлением плана на день или неделю;
Если остались дела, которые вы не выполнили за день, и они не утратили своей актуальности, перенесите их на следующий день;
Для выполнения любой работы нужно устанавливать измеримые сроки;
Порядок выполнения дел должен соответствовать их важности и приоритету;
Выделяйте ключевые направления деятельности на день и неделю;
Практикуйте эффективное использование рабочего времени.

Последовательность действий по планированию

Ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня - три вещи, которые необходимы руководителю для начала планирования своего времени.

Далее его действия должны иметь следующую последовательность:

Разработка стандартного распорядка дня;
Внесение в него всех задач, встреч, совещаний и т.д., которые намечены в планах на месяц, квартал, полугодие и год.
Группировка всех задач по времени выполнения и расстановка в порядке очередности;
Присваивание каждому делу приоритета важности;
Контролирование за тем, чтобы время выполнения одной задачи не накладывалось на другое;
Отдать распоряжение секретарю делать напоминание о предстоящих мероприятиях;
Часть клеток в расписании оставлять пустыми - для резерва;
Не забыть вписать в расписание время для отдыха и обеденных перерывов.

Примеры планирования рабочего дня

Сначала рассмотрим пример планирования рабочей недели руководителя:

Теперь рассмотрим пример планирования рабочего дня руководителя:

9.00-9.30 – утренние совещание, утверждение плана работы;
9.30-10.00 – работа с почтой;
10.00-11.00 – работа с документами;
11.00-12.00 – разработка и постановка задач, общение с сотрудниками;
12.00-13.00 – персональное время;
13.00-14.00 – перерыв на обед;
14.00-15.00 – контроль исполнения поручений и поставленных задач;
15.00-18.00 – встречи с деловыми партнерами;
8.00-19.00 – работа с деловыми бумагами.

Для регулярного мониторинга эффективности расходования рабочего времени необходимо проводить комплекс аналитических процедур.

Такой анализ, проведенный своевременно, даст полезную информацию о потенциале руководителя и тех моментах, которую нуждаются в дальнейшем совершенствовании. Необходимо объективно сопоставить реальное положение дел и идеальный образ, к который существует в проекте. При этом нужно разумно учитывать имеющиеся материальные ресурсы, а также личные и временные ресурсы.

Задачи, которые вы ставите перед собой, должны быть максимально конкретны;
Тщательно изучайте перечень дел;
Дата выполнения каждой задачи должна быть четко определена;
Дела, имеющую конкретную дату исполнения, выполняются в первую очередь.

Или по его вине. Например, сколько времени тратит руководитель на то, чтобы произвести впечатление на других и/или на попытки завоевать симпатию кого-нибудь из трудоголиков От плохих привычек, приобретенных за долгие годы, очень трудно отказаться. Но это можно сделать при твердом намерении расстаться с подобными привычками. Анализ этих и других вопросов , связанных с организацией рабочего времени, позволяет менеджеру в конце концов найти на них адекватные ответы. Об этом свидетельствуют успехи, достигнутые теми руководителями, которые умеют преодолевать пресс времени и находить резервы в работе. У них такой же по продолжительности рабочий день, как и у других. Некоторые экономят драгоценные минуты, часы и дни, отбрасывая неприоритетные задачи. Простой журнал времени может помочь менеджеру определиться, когда надо сказать нет, с его помощью можно проанализировать течение времени, чтобы внести корректировку. Например, секретарь вице-президента одной из компаний вела журнал времени руководителя в течение двух дней. Это дало ему возможность сравнить собственные планы с реальной деятельностью. Он узнал, что ведение журнала времени может помочь ему предвидеть и сокращать продолжительность совещаний. Журналы времени научили его избегать ненужных задач, он понял, что его политика открытых дверей вела к излишним помехам в работе.

Рассчитайте загруженность секретаря в течение 7-часового рабочего дня, если объем документооборота составляет 200 000 документов в год, а за день секретарю нужно выполнить следующие операции отпечатать 8 страниц машинописного текста, зарегистрировать на карточках 8 документов, подшить в дела 14

Рабочие дни секретаря редко бывают похожи по содержанию друг на друга в один день проводится совещание, в другой идет прием посетителей и т. д. Примерную схему рабочего дня можно представить следующим образом.

Телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день руководителя на короткие отрезки времени средней продолжительностью до 30 мин. Такая обстановка мешает руководителю сосредоточиться, а если учесть, что звонки обычно раздаются неожиданно и темы для обсуждения часто непредсказуемы, то возникает необходимость резкого переключения внимания на решение возникающих задач. Таким образом, помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть на день или неделю, месячное или квартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день "с места и в карьер". Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела.

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится, обычно, в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя . Во время работы время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной,

В качестве примера такого рода организационных структур можно привести работу многих российских школ бизнеса. На одном листе их трилистника размещаются руководители этих школ, секретари и др. На другом - приглашаемые для чтения лекций на контрактной основе преподаватели (профессора и доценты) из университетов. На третьем - нанимаемый на неполный рабочий день обслуживающий персонал (уборщицы, официанты, водители для выполнения разовых поручений и др.).

Секретарь не должен спрашивать, зачем его вызвал начальник не считать, что уход домой после окончания работы - законное право не открывать сумочку с косметикой за рабочим столом, в работе полагаться только на себя не использовать служебный телефон для своих нужд более трех раз в день беря телефонную трубку не говорить алло, а назвать учреждение не набирать телефонный номер карандашом, не заставлять посетителей стоять у стола не передавать начальнику сплетни, которые ходят о нем.

Выданные для работы документы с грифом КТ подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом КТ могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).

Ряд программ предоставляет пользователю возможность вести с помощью ПК ежедневный рабочий календарь . Такой календарь можно использовать для проведения контроля за исполнением документов . В соответствующий день календаря заносится номер документа , взятого на контроль, фамилия исполнителя и его телефон, содержание поручения (если необходимо). Персональный компьютер не только выдаст предварительное напоминание секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать эти данные на компьютер исполнителя.

Продолжим с нашим УАР. Технический секретарь показывается после обеда. Как правило, это человек уровня старшего разработчика. Сеанс УАР кончается, скажем, в 5 часов пополудни, и секретарь с лидером группы собирают все материалы, накопленные за день, и записывают все, что было выработано в технических требованиях. Этот документ затем оказывается на рабочем столе каждого члена группы, когда они приходят на следующее утро.

Даже будучи в полном здравии, Рей Хендерсон проводит много времени в приемных врачей. Хендерсон-торговый агент компании Мерк Шарп энд Доум, являющейся отделением фирмы Мерк энд К°, инк. , которая занимается производством лекарств, отпускаемых по рецепту. Его рабочая территория-северо-восточная часть штата Теннесси. Каждый день он колесит по городам и весям, используя весь 22-летний опыт работы , чтобы пробиться мимо секретарей в личные кабинеты врачей и в любой час, который они могут ему уделить, побеседовать с занятыми медиками о новых лекарствах своей фирмы и оставить им образцы этих лекарств, чтобы врачи опробовали их, прописав своим пациентам. В фармацевтической промышленности коммивояжеров типа Хендерсона до

Вертикальные картотеки представляют собой ящики или лотки с вертикально расположенными в них картами. Эти картотеки удобны для работы с картами учета документов (бухгалтерия, библиотека). Такие картотеки бывают настольными, передвижными, сро-ковыми, в каталожных шкафах. В работе секретаря для оснащения его рабочего места чаще всего используются настольные картотеки и сроковые (для контроля за исполнением документов). Они представляют собой ящики с открытой верхней и боковой (сроковые) стенками, разделенные перегородками на секции, пронумерованные по дням месяца. В секции закладывают документы (или карты на них), которые нужно исполнить. По мере исполнения документов карты изымаются. Картотека снабжена линейкой с номерами, или шкалой, по которой движется индикатор, указывающий день месяца. Справа от индикатора располагают карты документов, подлежащих исполнению, а слева - просроченные.

Круг обязанностей секретаря по подготовке небольшого оперативного совещания,которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя . Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботить-

Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если возникает по каким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.

1. Работа выполняется с учетом результатов, полученных в работе №1 (Структура фирмы и ее организационная схема).

2. Определяется потребность в найме на работу в фирму какого либо специалиста среди возможных претендентов.

3. В отчете представляются перечни:

Работ, выполняемых предполагаемым специалистом;

Квалификационных требований к кандидату на должность. Отдельно формулируются требования к деловым и личным качествам специалиста.

4. Проводится тестирование предполагаемого кандидата (в лаб.работе «кандидатом» является вся бригада) по тестам на проф. пригодность и интеллект.

a) Примечание: программы тестов предлагает преподаватель.

5. В выводах по работе приводится анализ возможности приема на работу "кандидата", прошедшего тесты.

Лабораторная работа №3 «Планирование работ секретаря»

Цель работы: приобрести навыки в организации эффективного планирования работ.

Введение:

Золотые правила секретаря

Назначение секретаря – освобождать своего начальника от рутинной работы.

Секретарь никогда не должна думать, что она что-то, она –помощник того, кто представляет собой что-то.

Ничего не оставлять на волю случая.

Знать свое место, чтобы хорошо выполнять свои должностные обязанности.

Завоевывать доверие своего начальника и сохранять его.

Прежде чем приступать к работе, понять е.

Начинать работу, превышающую свои возможности, значит стремиться к провалу.

Никакая полезная работа не унижает секретаря.

Секретарь должен знать, что существуют другие люди.

Не верить в свою незаменимость, а сделать себя необходимой.

Планирование, распределение и использование

рабочего времени

Многолетний практический опыт исследования секретарского труда показали, что главным в нем является план на день, который определяет все последующее долгосрочное планирование. Он помогает наиболее эффективно использовать рабочие часы и минуты, дает обзор всех дел дня.

Начиная рабочий день, всегда надо иметь цели с четким определением их объема и вида и все, что нужно для их решения.

Затем устанавливается очередность запланированных дел. Нужно определить, какие чрезвычайные ситуации могут нарушить рабочий день.

В любой работе должны действовать три правила :

1. Все что можно, нужно контролировать.

2. Некоторые вопросы не поддаются контролю, но на их ход надо стараться влиять.

3. Не следует обращать внимание на вопросы, которые не поддаются контролю, а также влиянию.

Готовя план на день , секретарь должен выделить в нем.

1. Профессиональную деятельность.

1.1 Постоянные мероприятия, включенные в план рабочей недели организации (административные, технические, общественные).

1.2 Постоянные дела.

1.3 Приоритетные дела.

1.3.1 Срочные дела, особо перспективные для получения конкретных результатов.

1.3.2 Срочные дела, которые в случае необходимости могут быть перенесены на другие сроки.

1.3.3 Дела, которые могут быть выполнены при наличии времени.

2. Личная деятельность.

Составляя план на день, надо:

Не загружать рабочий день более чем на 60 %;

Составлять список дел, деля их на самые важные и менее важные;

Оставляя в плане резерв неожиданностей;

Оставляя на каждое мероприятие запас времени не менее 15 минут;

Устанавливать личную цель и порядок ее достижения;

Размещать в плане текущие дела между важными и срочными;

Точно определять время начала и окончания каждого мероприятия;

Собирать все мелкие дела в группы;

Тщательно планировать вечерние мероприятия как самые неэффективные;

Использовать систему условных знаков, с помощью которых отмечать, что сделано, что перенесено. Точные сроки заключать в рамки.

Последовательность начала рабочего дня секретаря должна быть следующей:

1. Выделить 15 минут для спокойного обдумывания всех предстоящих на день работ.

2. Определить порядок и последовательность выполнения:

Незаконченных дел;

- “неприятных” работ;

Главной работы дня;

Работы с поступившей почтой;

Мелких и второстепенных работ.

Как правило, в работе секретаря есть периоды:

Нормальной работы;

Спешки и суматохи;

Затишья.

Надо знать, что сама по себе работа не имеет ценности, она имеет только смысл. Чтобы хорошо выполнить любую работу, надо знать ее смысл и причинное основание.

Любая запущенная или временно забытая работа – основа появления срочности. Установлено, что в женском характере есть элемент переноса и ожидания, то есть женщины-секретари постоянно используют метод откладывания надоевшей работы и работы, требующей большой подготовки.

Чтобы это преодолеть, надо:

1. Постоянно составлять списки своих долго- и кратковременных целей, ранжировать их по важности, контролировать точность формулировок, реалистичность и достижимость целей.

2. Постоянно готовить планы реализации целей с указанием сроков, требующихся и имеющихся ресурсов самостимулирования в процессе выполнения плана.

3. Осуществлять постоянное наблюдение за действенностью своих индивидуальных причин постоянного откладывания дел и преодолевать это с помощью рационального самоконтроля.

4. Оперативно управлять своим рабочим временем и эффективно использовать его за счет ежедневного составления расписания рабочего дня, рациональной организации труда, концентрации на приоритетных задачах.

Вся работа секретаря, если ее деятельно проанализировать, состоит из большого количества “мелочей”; чтобы постоянно учитывать эти мелочи; надо вести специальный журнал, в котором регистрировать все даже мелкие события с обязательным указанием трудностей исполнения той или иной работы. Сюда записываются взаимоотношения с людьми, коллегами по работе, начальством, о чем был разговор на совещаниях, конференциях. Особое внимание уделяется случайным работам и причинам их возникновения.

Секретари всех стран мира рационально используют правило “все записывать” , и не только о своей работе, но и о взаимоотношениях с начальниками, особенно, если начальник – женщина. Все записи должны быть точными и лаконичными, содержать в себе все необходимые сведения и факты.

Получая визитную карточку, секретарь ставит на ней карандашом дату и включает ее в картотеку или подшивает в дело.

Не доверяйте своей памяти, у усталой женщины – память сдает первой.

Примерный рабочий план секретаря на день.

8.50 Начало рабочего дня,

проверка рабочих мест в офисе

9.10 Устранение недостатков:

Протереть пыль

Полить цветы

Собрать разбросанную бумагу

Убрать и вымыть посуду

9.40 Привести в порядок рабочее место руководителя.

9.50 Сварить кофе.

9.55 Встретить руководителя.

10.10 Предоставить список неотложных дел

(встречи, совещания, приемы и т.д.).

10.30 Получить от руководителя надлежащие инструкции

(о назначении встреч, звонков, о совершении покупок.)

10.50 Сделать ряд звонков, ответить на письма,

осуществить регистрацию входящей и выходящей

корреспонденции с последующим занесением ее в журнал (Приложение 1).

11.20.1 Собрать и подать документы на ознакомление

и подпись.

11.30 Подготовить конференц-зал к совещанию.

11.40 Собрать сотрудников в конференц-зале и раздать им

тезисы о результатах работы за истекший период.

11.45 Сообщить руководителю о начале совещания и

предоставить список основных вопросов.

11.50 Подготовить документацию для поставщиков.

12.20. Подготовить кабинет руководителя к приему

поставщиков:

Распланировать места для приглашенных членов;

Разложить чистые листы бумаги;

Положить карандаш или ручку в верхней части бумаги;

), есть специальные курсы, где вас этому научат, а если нет времени или денег – можно задать вопрос на специализированном форуме, и более опытные коллеги помогут вам советами. Казалось бы, эта тема освещена уже со всех сторон и вряд ли можно сказать что-то новое. Почему же мы с вами, гуру планирования рабочего времени, так часто задерживаемся на работе, не успеваем решать поставленные задачи в срок, а порой и вовсе забываем о некоторых делах? Может быть, потому, что, планируя ежедневно рабочее время руководителей, мы забываем про свое собственное?

Легко предвижу возражения: зачем секретарю планировать свое рабочее время, если его график четко привязан к графику руководителя. Составил список задач для шефа, исходя из него – список собственных задач, и этого, казалось бы, достаточно. Зачем выполнять двойную работу?

Да, большинство из нас плотно привязано к графику работы руководителя. Но составляя план работы начальника, вы организуете его время . Для эффективной работы и сохранения собственных ресурсов этого недостаточно: необходимо научиться грамотно планировать свое время . Конечно, секретарю это делать гораздо сложнее, чем другим сотрудникам, но нам не привыкать работать в сложных условиях.

С чего начать? Прежде чем выбирать систему, по которой вы станете организовывать свое рабочее время, хвататься за ежедневник и расчерчивать план, я бы рекомендовала написать список всех ваших обязанностей – не тот, который можно увидеть в резюме или должностной инструкции, а реальный перечень ваших ежедневных (еженедельных, никогда-не-угадаешь-как-повторяющихся обязанностей).

Моя коллега вскоре после возвращения из отпуска позвонила мне со словами: «Ты представляешь, только когда я вернулась на работу и увидела, что там происходит, я поняла, как много я делаю!». Мы часто недооцениваем объем выполняемой нами работы, поэтому нам так тяжело ее планировать.

Куда утекает рабочее время?

Давайте разбираться на примерах. Допустим, краткий список ваших обязанностей выглядит следующим образом:

делопроизводство в полном объеме;
организация командировок;
оформление виз, приглашений;
обеспечение офиса;
организация встреч;
прием посетителей;
ведение деловой переписки;
планирование рабочего дня руководителя;
прием и распределение телефонных звонков;
перевод документации;
приготовление чая/кофе.

Возможно, если подобный список увидит будущий работодатель, он захочет пригласить вас на собеседование. Но о реальном объеме работы и ее сложности он представления не дает. Поэтому сначала составьте краткий список своих обязанностей (или возьмите должностную инструкцию) и подробно распишите каждый пункт.

Пример 1: организация командировки. Ваш начальник собирается поехать в командировку на дочернее предприятие. Что в этом случае делаете вы?

1. Выясняете цель и сроки поездки для оформления документов.

2. Разрабатываете самостоятельно или с помощью агентства маршрут поездки.

3. Согласовываете его с шефом.

4. Бронируете или покупаете билеты.

5. Оформляете приказ, командировочное удостоверение, служебное задание на командировку.

6. Пишете на предприятие о приезде начальника с просьбой организовать встречу и размещение.

7. Получаете от предприятия подтверждение и ваучеры на гостиницу.

8. Распечатываете билеты, ваучеры, собираете все документы, проверяете в тысячный раз, отдаете начальнику.

9. Заказываете такси в аэропорт/на вокзал.

То есть в самом простом варианте нужно для выполнения одной задачи сделать десять других. На самом деле привеенный список – тоже довольно краткий, ведь чтобы заказать билеты через агентство, нужно созвониться с менеджером, написать заявку, отправить ее, получить подтверждение, согласовать выписку билетов. А еще и дозвониться бывает непросто. И все это – время.

Пример 2: приготовление чая или кофе начальнику. Казалось бы, это сущая мелочь, даже говорить о которой неудобно. Вы полагаете, что это не стоит учитывать? А на самом деле сколько времени вы тратите, если шеф четыре раза в день пьет кофе, трижды чай, причем два раза – зеленый, один раз черный, и чай этот нужно заваривать! К тому же не забывайте о времени на сервировку. А если с шефом вы работаете не первый год и отношения у вас очень хорошие, а давление у него повышенное, то каждая чашка кофе сопровождается еще и пререканиями на тему, стоит ли ее пить. А за тонометром потом кто бежит?

Поэтому продолжайте расписывать. Это нам нужно для нескольких целей:

Понять, что реально мы делаем.
Определить, какие задачи и с какой периодичностью приходится решать.
Выявить те задачи, которые делать вовсе не обязательно, но на которые мы тратим время.

Когда данный список будет закончен, напишите другой. И пусть в него войдет все то, что вы делаете на работе, но что к работе отношения не имеет, – курение, чаепития в бухгалтерии, переписка с друзьями, разглядывание в интернете картинок с котиками и многое другое.

Зачем? Чтобы понять, так ли необходимо все это делать или от чего-то можно совсем отказаться (например, от картинок с котиками), что-то перенести во времени (чаепитие организовывать в обеденный перерыв), а на что-то заложить дополнительное время (например, бросать курить вы не собираетесь, но это отнимает 60 минут в день – не удивляйтесь теперь, почему каждый день на работе вы задерживаетесь примерно на час).

Подводные камни

Что может помешать секретарю организовывать свое время? Ведь лень и несобранность – зачастую это все-таки не про нас.

В первую очередь организовать собственное время мешает необходимость организовывать время начальника. Как бы там ни было, но ваш график работы всегда будет зависеть от его графика. Так ли это плохо? Для секретаря это даже хорошо. У вас всегда есть отправные точки в виде рабочего графика шефа для оптимизации вашего времени. Плохо для нас, когда руководитель не стремится организовать собственное время. Более того, многие руководители очень любят скрывать от всех свои планы – например, уходить, не говоря о том, куда и как надолго они уходят, или не сообщать накануне, что завтра задержатся на три часа, и т. д. Вот это действительно проблема, потому что даже если в этом варианте вы не занимаетесь планированием его времени, то становится практически невозможно распланировать собственное. Для секретаря такой руководитель превращается в настоящий кошмар – поверьте, с педантом работать гораздо легче, чем с разгильдяем.

Что делать в этом случае? Прежде всего, всегда уточняйте у шефа, куда и как надолго он уходит. Не стоит бояться или стесняться. Вы выполняете свою работу и вы обязаны знать, где он и когда вернется.

Кроме того, попробуйте исподволь организовать его рабочее время. Начните приносить документы на подпись в одно и то же время (хотя бывают руководители, с которыми даже это угадать невозможно). Следующим этапом может быть запись в ежедневнике нескольких его задач. Он не говорит вам точное время проведения совещания? Запишите его на любое время и обратите на это внимание шефа. Если он будет не согласен – сам перенесет. Постепенно он привыкнет согласовывать с вами хотя бы часть своих планов, ставить в известность об отсутствии и даже, возможно, захочет, чтобы вы планировали его рабочее время.

Методы планирования

После составления списка обязанностей и исключения из него ненужных дел можно приступать к планированию рабочего времени. Планирование бывает ежедневное, еженедельное (или декадное, но для нас актуальнее первый вариант), квартальное и ежегодное.

Из множества методов планирования, таких как принцип Эйзенхауэра, методы «Альпы» и Парето, я бы рекомендовала использовать совокупность Эйзенхауэра и метода «Альпы». Почему?

Метод «Альпы» как раз основывается на составлении списка дел и оценки длительности выполнения каждого из них. Кроме того, согласно этому методу, нужно планировать только 60 % рабочего времени, оставляя в резерве 40 %.

Согласно же принципу Эйзенхауэра все поставленные задачи можно поделить на срочные и важные, несрочные и важные, неважные и срочные, и несрочные и неважные. Как вы догадались, зачастую последние можно вообще не выполнять. Кроме того, не всегда у вас будут присутствовать все четыре группы. Руководствуясь этим принципом, можно расставлять приоритеты при планировании рабочего времени.

А 40 % из метода «Альпы» секретарю нужны не только для всяких неожиданных задач, но и для ответов на телефонные звонки. К сожалению, подсчитать, сколько мы тратим на это времени, практически невозможно. Так что это у руководителя 40 % времени – резервное, а у нас оно «телефонное».

Наш совет. На что еще нужно обратить внимание при планировании рабочего времени? К сожалению, нам не всегда помогают советы делать рутинную работу в определенное время. Документы часто необходимо регистрировать сразу при поступлении, у многих руководителей нет четкого времени подписания документов, мы подписываем их по мере накопления или по срочности. То есть часто у секретаря рутинная работа тоже превращается в срочную, и это подтверждает, что планировать больше 60 % рабочего времени нельзя.

Приступаем к планированию

Итак, давайте на примере разберем, как использовать вышеописанные методы при планировании рабочего дня.

Вводные данные. Рабочий день секретаря с 09:00 до 18:00, руководитель приходит на офис к 10:00 и задерживается до ночи, но от вас этого не требуется. Руководитель, приходя на работу, сразу просит кофе, чуть погодя – чай. Обед у него с 13:30 до 14:30. У вас – с 13:00 до 14:00. Документы на подпись нужно относить к 17:00.На календаре 18 июля, среда. На текущий день у нас назначено:

10:00 – селекторное совещание, на котором будет присутствовать наш руководитель, проводится в другой дирекции. Ориентировочное время – 60 минут.

15:00 – рабочее совещание, проводит директор, присутствуют начальники всех отделов.

Задача, поставленная руководителем: соединить его с заместителем директора филиала (филиал в Хабаровске, разница во времени 7 часов, но рабочий день в филиале раньше 22:00 заканчивается редко).

Иные задачи:

Организовать командировку сотрудника в магаданский филиал (отъезд – через 10 дней).
Проверить наличие продуктов и канцелярии для заказа товаров на следующий месяц (до 20 числа)
Сдать в бухгалтерию документы по трем командировкам сотрудников.
Написать для бухгалтерии заявления на удержание средств из зарплаты сотрудников.
Отправить сотрудника в командировку в Китай.
Подготовить документы для командировки начальника в Китай (отъезд – 20 июля).
Подготовить анкету и документы начальника на визу в Японию.
Заказать у начальника АХУ комнату переговоров на 20 июля, для чего нужно написать служебную записку и подписать у начальника отдела сервиса.
Позвонить в филиал во Владивостоке по поручению руководителя, выяснить вопрос по одному из договоров.

Итак, разбиваем задачи на более мелкие и расставляем приоритеты.

Селекторное совещание начинается в 10:00 и продлится до 11:00. Из опыта работы мы знаем, что руководитель пойдет сразу на совещание и только потом поднимется в приемную. А мы пока рассортируем дела по принципу Эйзенхауэра.

Срочные и важные. Из всего списка задач, необходимых для отправки сотрудника в командировку, самой срочной является заказ билетов. Поскольку сотрудник летит через Москву, а рейсов не так много, то могут быть проблемы с билетами, если мы отложим их покупку. Агентство, через которое мы заказываем билеты, работает с 10:00.

Увы, проверку наличия продуктов и канцтоваров откладывать дальше некуда, придется разбираться сегодня. Но выделить на это время можно, исходя из того, как распределятся другие задачи.

Сдать командировки и заявления нужно срочно, поскольку бухгалтерия считает заработную плату.

Для отправки в командировку сотрудника нужно только заказать такси.

Комнату переговоров также лучше заказать как можно быстрее, пока никто другой ее не занял.

Несрочные и важные. Документы начальника следует еще раз перепроверить и собрать в отдельную папку

Вопрос с визой в Японию нужно прояснить до отъезда начальника в командировку.

Итак, исходя из этого рабочий график может выглядеть следующим образом:

Время	Телефонные переговоры	Проведение совещаний	Дела
	Звонок во Владивосток (15 мин)
			Заказ такси для сотрудника
			Поиск рейсов для командировочного в Магадан, составление и отправка заявки
		Подготовка комнаты переговоров
	Звонок в агентство по билетам
			Служебная записка насчет комнаты переговоров
			Заварить чай
	Соединение шефа с замдиректора филиала
			Подготовка заявлений для бухгалтерии
			Проверка наличия продуктов, канцелярии
			Подготовка документов по командировкам для сдачи в бухгалтерию
			Подготовка документов для руководителя
			Собрать документы по командировке руководителя
			Ознакомление с требованиями к документам на визу в Японию
			Составление плана на следующий день, согласование его с руководителем

На первый взгляд кажется, что свободного времени у нас остается довольно много. Но ведь телефон звонит, не умолкая. Директор одного из филиалов срочно просит соединить его с шефом. Такси уже приехало, а нерадивый сотрудник неизвестно где ходит, да еще и на звонки на мобильный не отвечает. А тут позвонил поставщик оборудования и просит дать ему телефоны всех дочерних предприятий – да, всех пятидесяти семи.

Для секретаря резерв времени не модная блажь из книжки по тайм-менеджменту, а жесткая жизненная необходимость.

Планирование на длительный срок

Ежедневное планирование должно лечь в основу организации вашего рабочего времени. Но у секретаря нет возможности ограничиться только этим. Нам необходимо также составлять месячные, недельные планы, а также квартальные и даже планы на год!

Думаю, против планирования на неделю и месяц возражений не будет. Для этого мы и составляли подробные списки задач: с их помощью можно выявить, какие задачи и с какой регулярностью повторяются. Например, каждую пятницу в 15:00 Ваш руководитель проводит совещание с начальниками отделов. В ваши обязанности входит напомнить всем о проведении совещания, подготовить к нему документы, а также подготовить комнату переговоров. Записывая дела в ежедневник, вы уже знаете, что час рабочего времени в четверг вам придется уделить подготовке к этому совещанию, и планировать свой четверг вы будете, исходя из этого. Соответственно будут распределены и другие задачи на неделю, ведь отложить дела среды на четверг вы не можете, поскольку у вас и так на час времени меньше.

Кроме того, целесообразно ввести месячное планирование . У всех нас есть задачи, которые мы выполняем именно с такой периодичностью.

В конце каждого месяца мы отправляем заявки на продукты и канцелярию, то есть до 25 числа нужно составить заявки и отправить их в АХУ. Значит, не позднее 20 числа каждого месяца я должна отправить сотрудникам письмо, чтобы они могли до 22 сообщить обо всех своих нуждах. Кроме того, необходимо проверить запас канцелярских товаров в приемной, наличие кофе, чая, минеральной воды. Я знаю, что вся эта работа занимает около четырех часов. Не так много по отношению к целому месяцу, но я не имею права затягивать с ее выполнением, поэтому все возникающие задачи я буду распределять с учетом того, что у меня в месяц – на четыре часа меньше (или мне придется задерживаться на работе).

Необходимость квартального планирования зависит прежде всего от специфики работы организации. Возможно, что у вас нет задач, возникающих раз в три месяца, и просто нет необходимости составлять столь далеко идущие планы. В таком случае можете ограничиться ключевыми делами на текущий месяц.

Долгосрочное планирование нужно еще вот почему: у всех нас есть так называемые важные, но несрочные задачи. Это может быть передача дел на архивное хранение, выбор новой кофеварки в офис, организация мелкого ремонта и т. д. Обычно мы занимаемся этим или в неожиданно появившееся свободное время, или тогда, когда эти задачи из несрочных превращаются в срочные. А они неизменно превращаются: когда старая кофеварка окончательно сломается, у вас не будет времени придирчиво выбирать новую, придется срочно покупать любую, исходя из тех денег, что есть в бюджете на данный момент. Поэтому если в мае вы знаете, что в июле предстоит переезд сотрудников в другие кабинеты, ремонт офиса или уже всем надоевшая выездная комиссия, вы можете решить несрочные задачи до мая или пересмотреть их еще раз, чтобы определить, насколько они важны (может, ими вовсе не стоит заниматься).

Планирование на год , на первый взгляд, секретарю не нужно – вы ведь не директор компании, вряд ли у вас есть стратегия развития. Однако планировать год стоит, исходя из некоторых отправных точек:

Новый год. Даже если вы не участвуете в подготовке корпоратива, в декабре половину рабочего времени отнимет подготовка и рассылка поздравлений партнерам, подготовка подарков, прием контрагентов, прибывающих с дружественным визитом. Что с этим делать? Вряд ли стоит начинать готовиться к празднику в июле, однако нужно работать с четким пониманием, что в декабре всегда дефицит времени, а следовательно, откладывать на этот месяц ничего нельзя.
День рождения шефа. Нужно найти время на выбор подарка и на организацию праздника. Скорее всего, вы не сможете запланировать на этот период отпуск (только если ваш руководитель не предпочитает справлять свой день рождения вдали от дома). Кроме того, в период подготовки к празднику (как правило, от двух недель до месяца) объем вашей работы может возрасти вдвое.
Период отпусков. Лето – горячая пора для секретаря. Пока все отдыхают, мы работаем за троих. А вот задерживаться на работе в это сезон обиднее всего. Поэтому к лету зачастую приходится готовиться зимой. Ведь нам необходимо не только организовать собственный отпуск, но и подготовить свое рабочее место для заместителя так, чтобы выйдя из этого отпуска, не попасть в аврал.

К чему приведут все описанные выше усилия? К тому, что, когда в календаре будут отмечены день рождения шефа, его отпуск, написано расписание на следующий день и даже неделю, у вас вдруг останется тридцать минут свободного времени. И вы спланируете свой собственный долгожданный отпуск. А когда вы перестанете постоянно задерживаться на работе, можно будет записаться на танцы или на курсы испанского. И разработать, наконец, стратегию собственного развития. Чем вы хуже директора компании?

М.А. Юдакова, cекретарь управляющего директора ООО «Полиметалл»